ITAM i forandring
Det praktiske
- Indsamling og håndtering af virksomhedens Hardware, Software og Cloud Assets
Den praktiske sammenhæng
- Hvilke forretningsservices er drevet af hvilke assets?
- Hvorfor er det vigtigt?
De besværlige bruger med andre ord livscyklus
- Hvordan styrer vi brugernes ønsker om Assets?
- Hvordan styre vi ændringer i organisationens Assets
Succeskriterier
- Hvilke mål skal vi nå, for at opnå succes?
- Hvordan måler vi om vi har nået dem?
Hvordan og hvorfor
- Hvad er min IT asset strategi?
- Hvordan spiller den sammen med virksomhedens IT strategi?
- Hvad er mine omkostninger, faste og løbende?
- Hvilke risiko, er virksomheden villig til at påtage sig?
Hvad er IT Asset Management (ITAM)?
Kort fortalt, er IT Asset Management et sæt af forretningspraksis, der inkluderer IT-aktiver på tværs af virksomheden. IT Asset Management er sammensmeltningen mellem virksomhedens IT-assets og de nødvendige finansielle, kontraktuelle og risikostyrings aktiviteter, der skal til for at styre disse gennem hele deres livscyklus og samtidigt understøtte taktisk og strategisk beslutningstagning.
En investering i pragmatiske og praktiske processer og rutiner omkring IT Asset Management, giver derfor virksomheden væsentlige og målbare fordele, på den korte, mellemlange og lange bane.
IT Asset Management findes alle steder i virksomheden
Alle virksomheder, uanset hvad de laver, er i dag understøttet af teknologi. Meget af arbejdet foregår ved skriveborde, hvor virksomhedens medarbejdere arbejder med desktops eller laptops, forbundet til skærme, og kommunikerer via virksomhedens netværk og infrastruktur, hvori der findes en del installeret software. Medarbejderne arbejder desuden i dag med deres smartphones, der også indeholder software, og er forbundet til virksomhedens infrastruktur, eller direkte til tjenester på internettet, eller i hybride cloud-services.
Dette gør, at alle medarbejdere, arbejder via forretningsservices, der er bundet sammen oven på infrastrukturservices, som i dag fungerer på en kombination af intern infrastruktur og cloud-services.
Det er derfor gennem al denne teknologi, at virksomhedens daglige arbejde er forbundet. Virksomhedens kunder er derfor afhængige af at dette landskab er kendt og fungerer, men ofte ser vi, at virksomheden tager for givet, at denne teknologi bare fungerer, og det arbejde der ligger i at få dette til at ske, ofte er undervurderet og misforstået.
Realiteten i dag ér, at al denne teknologi er med til at drive virksomheden, og den investering den udgør, er kritisk for virksomhedens pengestrøm – hver eneste krone virksomheden tjener er i dag berørt af teknologi.
Da Kernen i IT Asset Management er at kende alle disse sammenhænge, er IT Asset Management derfor også kernen til at drive forretningens succesfaktorer og mål.
IT Asset Management områder
Flowbuilders ser IT Asset Management som den disciplin der lukker hullerne i serviceperspektivet der traditionelt bygger på trekanten mellem mennesker, processer og teknologi.
IT Asset management, er derfor mere end at indsamle hardware- og softwareinformationer, det drejer sig mere om 5 praktiske grunddiscipliner.
- Det praktiske grundlag – indsamling af og opbevaring af data, så det kan bruges på tværs
- Den praktiske sammenhæng – optegning af forretningsservices, så Asset data bliver strategisk
- Brugerønsker og livscyklus – Styring af livscyklus, bruger bestillinger og infrastruktur ændringer
- Succeskriterier – Organisationen bør fokusere på succeskriterier før målepunkter
- Hvordan og hvorfor – Arbejde med at strategier, omkostninger, risiko reducering, team, plan mv.
Da IT Asset Management fokuserer på værdi/risiko, disses koordinering og forbedring af eksisterende processer, er første skridt i modenhedsrejsen at anerkende, at virksomheden har brug for at fokusere på IT Asset Management processerne som disciplin.
Gevinster ved det overordnede syn på IT-asset management
- Reducering af omkostninger
- Styrket kontrol over IT Assets
- Øget overblik og dermed mere effektiv disaster recovery
- Forbedret software compliance
- Forbedret kommunikation mellem IT og resten af virksomheden
- Forbedret budgetproces og strategisk beslutningstagen
- Styrket IT-sikkerhed
- RisikoreduceringOptimeret kundeservice
Flowbuilders har erfaringen i at kunne levere den ”best practice”, der leverer reel målbar værdi til virksomheden, uanset hvor langt den er nået med IT Asset Management. Samtidigt gør vores erfaring og viden os i stand til at levere netop de services, der sikrer at virksomheden er i stand til at øge værdiskabelsen. Ved indførelse af disse nødvendige best practices, adresseres virksomhedens udfordringer og skaber fundamentet for besparelse og nedbringelse af risiko.
Det praktiske
- Indsamling og håndtering af virksomhedens Hardware, Software og Cloud Assets
Den praktiske sammenhæng
- Hvilke forretningsservices er drevet af hvilke assets?
- Hvorfor er det vigtigt?
De besværlige bruger med andre ord livscyklus
- Hvordan styrer vi brugernes ønsker om Assets?
- Hvordan styre vi ændringer i organisationens Assets
Succeskriterier
- Hvilke mål skal vi nå, for at opnå succes?
- Hvordan måler vi om vi har nået dem?
Hvordan og hvorfor
- Hvad er min IT asset strategi?
- Hvordan spiller den sammen med virksomhedens IT strategi?
- Hvad er mine omkostninger, faste og løbende?
- Hvilke risiko, er virksomheden villig til at påtage sig?
ITAM’s praktiske grundlag
Som tidligere nævnt, kan håndtering af IT Assets være udfordrende for enhver organisation. Der er flere ting i IT Asset Management, end at indsamle hardware, software og cloud-asset informationer – men da det er her, hvor det praktiske grundlag skabes, må de nødvendigvis indsamles og opbygges.
Flere interessenter er involveret i køb, installation, implementering, vedligeholdelse, udnyttelse og slutteligt bortskaffelse. Dette samtidigt med at kravene til virksomhedens IT services vokser, og de involverede teknologier og underliggende infrastruktur, er komplekse, samt under konstant forandring.
Dette gør igen, at indkøb af hardware og cloud-services, samt software licensaftaler, i stigende grad bliver mere komplekse.
At virksomheden får fokus på korrekt indsamling af ITAM-data og korrekt styring af deres IT Assets, løser derfor de fire vigtige udfordringer:
- Optimering af IT Asset omkostningerne gennem viden
- Højere operationel gennemsigtighed og styring
- Tværgående organisatorisk forankring af IT Asset Management principper
- Reduktion af kompleksitet
I mange tilfælde kan en virksomheds mangel på kvalificeret personale, ressourcer, eller budget, føre til at virksomheden alene baserer sig på værktøjer, for at løse deres IT Asset Management udfordring. Men teknologiske løsninger kan ikke stå alene og en sådan løsning vil derfor efterlade virksomheden åben for driftsmæssige, finansielle, og sikkerhedsmæssige risici.
At indsamle og strukturere stamdata hensigtsmæssigt, er derfor en forudsætning for at kunne bruge disse data på tværs, og kunne høste de gevinster der er ved tværgående processer og samarbejde – ”you can’t manage, what you dont know”.
Hardware og Software Asset Management
For mange organisationer er det ofte et spørgsmål om, hvad der er vigtigst: Software- eller Hardware Asset Management?
Sandheden er, at Hardware og Software Asset Management
processerne faktisk ikke er så forskellige fra hinanden. For hvad
handler IT Asset Management egentligt om?
IT Asset Management handler, pragmatisk set, om sammenhængen
mellem tre ting:
- Hvilke Assets findes i virksomheden?
- Hvem ejer og bruger dem?
- Hvilke kontrakter er de underlagt, samt disses vilkår og priser
Selvom de værktøjer virksomheden traditionelt har brugt indenfor
Software- og Hardware Asset Management har været
forskellige, forbliver slutmålet med denne trekant faktisk det
samme.
Cloud Asset Management
Cloud Asset Management eller CAM, er styringen af en organisations brug af cloud tjenester, lad det sig være SaaS, PaaS eller IaaS.
Cloud Asset Management hjælper med at overvinde de vigtigste udfordringer der er kendetegnet ved virksomhedens brug af cloud løsninger. Cloud Asset Management, ser på virksomhedens brug af cloud-baserede løsninger, herunder virksomhedens egen indsigt i hvad det manglende overblik over sammenhængen mellem virksomhedens traditionelle infrastruktur og cloud-baserede løsninger betyder.
En ting er sikkert, den hastighed hvormed virksomhederne vil vælge at bruge cloud-baserede løsninger, er accelererende mod en højere og højere andel af de samlede IT-omkostninger, det bliver derfor stadig vigtigere, at
virksomheden bibeholder fuld kontrol, høster de reelle fordele, men samtidig undgår forøget risiko, kompleksitet og de mest almindelige faldgrupper.
Faldgrupper
Der er nogle vigtige spørgsmål, der afgør, om din cloudasset-strategi har det rette perspektiv:
Har virksomheden et fuldt overblik over hvilke software applikationer, platforme og infrastruktur services der leveres via cloud, eller bruges i virksomheden?
- Hvilket impact har disse cloud-services på virksomhedens IT-sikkerhed?
- Udnytter virksomheden indkøbte cloud-services fuldt ud?
- I hvilket omfang anvendes cloud-services i virksomhedens kundevendte forretningsprocesser?
- I hvilket omfang er kritiske forretningsservices afhængige af IaaS løsninger?
Erfaringer
Det er korrekt at teknologi ændrer sig, og at disse ændringer i sig selv er accelererende, men de processer og governance værktøjer der bør bygges rundt om, er for de flestes vedkommende universelle. Det er derfor nødvendigt at cloud-services tænkes ind i den samlede IT Asset Management strategi, således det samlede IT-Asset billede ses som et hele, og ikke i fragmenterede stykker.
Flowbuilders har erfaring i at lede virksomheden igennem et samlet IT Asset Management forløb hvor Hardware, Software og Cloud Asset Management, er en del af et integreret hele.
En Flowbuilders ITAM Analyse, har til formål at analysere virksomhedens GAP i mellem den nuværende ITAM udnyttelse, og en, der vil give virksomheden en højere grad af effektivitet og potentielle økonomiske besparelser.
En god ITAM Strategi, bør omfatte metoder og tiltag, der gør at
virksomheden kan se og gennemføre ITAM praktisk og pragmatisk.
Dette til et niveau, hvor den bringer den nødvendige værdi, medvirker
til at hæve effektiviteten, sænker omkostnings-niveauet og den
overordnede risiko.
Uden skelen til dette, opfylder virksomheden sandsynligvis ikke sit
fulde potentiale inden for området.
Lykkedes det alligevel, skyldtes denne succes sandsynligvis hårdt
arbejde og engagement fra organisationens medarbejdere – som
utvivlsomt har lange arbejdsdage.
En Flowbuilders ITAM analyse, vil hurtigt og billigt, gennem en struktureret og gennemprøvet proces, identificere hullerne i virksomhedens
IT-Asset Management tilgang, levere et overblik over den nuværende situation, samt levere en konkret handlingsplan til, hvordan kerneområder indenfor ITAM kan optimeres.
