Forbliv relevant – forbedringer og succeskriterier

Løbende forbedringer

Som nævnt i mine tidligere artikler b.la. denne, drejer arbejdet med IT Asset Management sig om at høste de potentielle gevinster der findes inden for området. Dette kræver dog at virksomheden får kontrol over grundlaget og processerne indenfor IT Asset Management. 

Efter denne kontrol er opnået, hvad sker der så, ikke hvis, men når virksomhedens behov ændrer sig? For er der en ting der er sikker, så er det at de virksomheder vi alle sammen arbejder for, ikke er de samme i dag, som de var i går, og de er slet ikke de samme i morgen.

Det drejer sig altså med andre ord om, at de processer der sikrede kontrollen forbliver opdaterede, og at de samtidigt følger virksomhedens aktuelle behov, samtidig med at vi måler på de rigtige ting, baseret på vores viden om processernes succes kriterier, fremfor løsrevne KPI’er.

Dette sikrer gevinster inden for 3 områder.

  • Opbygning af en relevant procesorganisation til opsamling af forandringer, og håndtering af løbende procesforbedringer.
  • Fokus på kritiske succes faktorer før KPI’er.
  • Kontinuerligt opdaterede og relevante processer. 

Opbygning af en forandringsparat procesorganisation der fokuserer på dialog med forretningen, gør det muligt løbende at håndtere forretningens procesudvikling i en konstant omskiftelig verden. Når forretningsdialogen samtidigt understøttes af arbejde med processernes kritiske succesfaktorer, bliver det således effektivt og præcist at måle på procesorganisationens effektivitet og opnåede mål. 

Processerne skal forblive relevante

Der er ikke noget galt med en traditionel tilgang til processer. Virksomheden er stadig nødt til at håndtere de incidents, changes og problems der måtte opstå i organisationens forretningsservices. Men kundernes forventninger til agilitet, skaber et pres på processernes agilitet, og dermed hvordan man håndterer disse forandringer. Vi er derfor nødt til at skabe arbejdsmetoder og en organisation, der sikrer at processerne følger kundernes behov og ikke sander til.

Vi skal med andre ord, udvikle arbejdsmetoder, der er bedre til at levere værdi, end de traditionelle metoder. Samtidigt skal vi udvikle en organisation der har mandatet til at kommunikere med forretningen, fastslå de nødvendige succesfaktorer, og på denne baggrund styre den kontinuerlige procesudvikling, så disse forbliver relevante.

CSF’er og KPI’er

Identifikation af CSF’er (kritiske succesfaktorer), er identifikation af områder hvor der f.eks. skal tages specifikke skridt, eller hvor høj ydeevne/succes er vigtig. Med andre ord; de områder, der definerer processens succes.

CSF’er repræsenterer derfor det arbejde der skal på plads, for at et målsætningen for bl.a. ITAM-processen kan opfyldes, og dermed opnå at processerne understøtter den samlede strategi fremad.

KPI’er er derimod mål der bruges til at kvantificere succeskriterierne. KPI’er er derfor afledt af CSF’er. Et eksempel på forskellen er at en kritisk succesfaktor for IT-afdelingen er, at kritiske forretningsservices skal kunne genoprettes inden for en bestemt tid. En KPI der udledt af dette succeskriterie er ”gennemsnitlig sagshåndteringstid.”

En organisation der er under konstant forandring, har brug for at kende de nødvendige succesfaktorer for at sikre strategien. Det er kun med kendskab til disse faktorer, at organisationen kan definere præcise KPI’er, der præcist kan vise den korrekte position der tillader præcis styring.  

Organiser til succes

Den typiske organisation er ”menneske-drevet”. Disse organisationer er afhængige af input fra enkeltpersoner; iværksættere, ledere, interessenter osv. Dette er ofte med til at begrænse effektiviteten, da fremskridt er afhængige af individer. 

Dette er ikke i samme grad tilfældet i en procesdrevet organisation. I en procesdrevet organisation kan driften køre uanset individuel beslutningstagning. Fremdrifter fortsætter så længe processen opretholdes. Dette skifte kan dog med fordel ske gradvist, og kan med fordel benyttes for at sikre organisationens fokus på ITAM CSF’er og ændringshåndtering. 

Procesorganisationens arbejdsopgaver kan bl.a omfatte:  

  • At opsamle ændringsforslag og prioritere dem
  • At udarbejde beslutningsoplæg, såfremt ændringer medfører et øget ressourcebehov
  • Etc.

Flowbuilders har erfaring i at opbygge en proces fokuseret organisation, der sikrer at jeres processer forbliver relevante og at i styrer mod de nødvendige succeskriterier inden for ITAM.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *